Whistleblowing

UNITERS S.p.A. ist sich der Bedeutung der Einrichtung geeigneter Meldekanäle bewusst, um die Integrität des Unternehmens zu schützen und die Einhaltung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Korrektheit und Transparenz, auch gegenüber Dritten, bei der Ausübung der Unternehmenstätigkeiten zu gewährleisten. Aus diesem Grund hat das Unternehmen spezielle interne Meldekanäle gemäß der Gesetzesverordnung Nr. 24/2023 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 eingerichtet.

Mit dieser Information möchte UNITERS S.p.A. alle Empfänger umfassend über die Kanäle, Verfahren und Voraussetzungen für die Abgabe von internen und externen Meldungen informieren.

WER KANN MELDUNGEN MACHEN?

Meldeberechtigt sind Personen, die im Unternehmensumfeld tätig sind als:

• Arbeitnehmer;
• Selbstständige und Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit im Unternehmen ausüben;
• Freiberufler und Berater, die ihre Tätigkeit im Unternehmen erbringen;
• Freiwillige und Praktikanten, ob bezahlt oder unbezahlt, die ihre Tätigkeit im Unternehmen erbringen;
• Aktionäre und Personen mit Verwaltungs-, Management-, Kontroll-, Überwachungs- oder Vertretungsfunktionen, auch wenn diese Funktionen faktisch ausgeübt werden, im Unternehmen, auch wenn das Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, falls die Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen oder während der Probezeit oder nach Beendigung des Rechtsverhältnisses erlangt wurden, falls die Informationen über Verstöße während des Verhältnisses selbst erlangt wurden.

WELCHE VERHALTENSWEISEN KÖNNEN GEMELDET WERDEN?

Als relevante Meldungen gelten solche, die Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen zum Gegenstand haben, die das öffentliche Interesse oder die Integrität des Unternehmens schädigen und von denen der Meldende im Arbeitsumfeld Kenntnis erlangt hat. Dazu gehören rechtswidrige Verhaltensweisen im Sinne der Gesetzesverordnung Nr. 231/2001 und Verstöße gegen das Modell 231, wie beispielsweise korruptive Verhaltensweisen gegenüber der öffentlichen Verwaltung, Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften, Verstöße gegen Umweltvorschriften. Es wird darauf hingewiesen, dass solche Meldungen ausschließlich über die internen Meldekanäle erfolgen können.

Ausgeschlossen vom Anwendungsbereich der Regelung sind Meldungen, die auf einem persönlichen Interesse des Meldenden beruhen und ausschließlich dessen individuelle Arbeitsbeziehungen betreffen, oder die sich auf dessen Arbeitsbeziehungen mit hierarchisch Vorgesetzten oder auf Aspekte des Privatlebens der gemeldeten Person beziehen, ohne direkten oder indirekten Bezug zur Unternehmens- und/oder Berufstätigkeit.

Ebenfalls ausgeschlossen sind offensichtlich unbegründete Nachrichten, bereits vollständig öffentlich bekannte Informationen, Informationen, die nur auf Indiskretionen oder wenig verlässlichen Gerüchten (sogenannte Flurfunk) basieren, oder solche, die vorgetäuscht, verleumderisch, beleidigend oder ausschließlich darauf abzielen, die gemeldete Person zu schädigen.

Die vorgenannten „ausgeschlossenen Meldungen“ gelten daher nicht als Whistleblowing-Meldungen, und das Unternehmen kann in seinen internen Unternehmensregelungen festlegen, ob und wie solche Meldungen behandelt werden sollen.

MERKMALE DER MELDUNG

Um eine angemessene Überprüfung zu ermöglichen, muss die Meldung so detailliert wie möglich sein, damit der Sachverhalt rekonstruiert und die Richtigkeit der gemeldeten Informationen festgestellt werden kann. Insbesondere müssen folgende Angaben gemacht werden:

• Die Identifikationsdaten der meldenden Person (Name, Nachname, Ort und Geburtsdatum) und eine Kontaktadresse, an die die Empfangsbestätigung der Meldung und spätere Rückmeldungen sowie mögliche Aufforderungen zur Ergänzung oder Klärung gesendet werden können;
• Die Zeit- und Ortsumstände, unter denen sich der gemeldete Sachverhalt ereignet hat, und somit eine Beschreibung der gemeldeten Fakten, wobei die Details zu den Umständen und, falls vorhanden, auch die Art und Weise, wie man von den gemeldeten Fakten Kenntnis erlangt hat, anzugeben sind;
• Die Personalien oder andere Elemente, die die Identifizierung der eventuellen Person ermöglichen, der die gemeldeten Sachverhalte zuzurechnen sind;
• Eventuell beigefügte Dokumente;
• Eventuelle Personen, die potenziell Kenntnis von den Fakten haben.

Im Falle des Eingangs von anonymen Meldungen wird darauf hingewiesen, dass diese, sofern sie präzise, detailliert und durch entsprechende Dokumentation gestützt sind, als gewöhnliche Meldungen behandelt werden, jedoch mit denselben internen Verfahren, die für Whistleblowing-Meldungen vorgesehen sind.

INTERNE MELDUNGSKANÄLE
Um die Übermittlung von schriftlichen und mündlichen Meldungen zu ermöglichen, hat das Unternehmen nach Rücksprache mit den Gewerkschaften die folgenden Meldekanäle eingerichtet und hält sie offen:

a) Kanal für schriftliche Meldungen:

I. Postanschrift: 36075 Montecchio Maggiore (VI), Via Enrico De Nicola Nr. 1;

• Der Meldende muss die Meldung in zwei verschlossene Umschläge legen, wobei er in den ersten Umschlag seine Identifikationsdaten zusammen mit einem Ausweisdokument und in den zweiten Umschlag den Inhalt der Meldung legt. Beide Umschläge müssen dann in einen dritten Umschlag gelegt werden, auf dem außen deutlich „Whistleblowing-Meldung“ oder „Vertraulich für den Kanalverwalter“ vermerkt ist.

b) Kanal für mündliche Meldungen:

I. eine Telefonhotline, die montags bis freitags, außer an Feiertagen, von 8:30 bis 13:30 Uhr und von 14:00 bis 17:00 Uhr unter der Nummer 0444-499099 erreichbar ist. Am Anrufbeantworter muss die Nummer 222 für die Weiterleitung an den Kanalverwalter eingegeben werden. Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, muss der Meldende sofort mitteilen, dass er eine „Whistleblowing-Meldung“ machen möchte.

Auf Wunsch des Meldenden kann ein direktes Treffen mit dem Kanalverwalter vereinbart werden. Das direkte Treffen wird ausschließlich vom Kanalverwalter in vertraulicher Weise und durch die Erstellung eines Meldeformulars durchgeführt.

UNITERS S.p.A. gewährleistet unter voller Einhaltung des Whistleblowing-Dekrets, dass die oben genannten Kanäle die Vertraulichkeit der Identität des Melders, der betroffenen Person und jeder in der Meldung genannten Person sowie des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Dokumentation sicherstellen.

Die Verwaltung des Meldekanals obliegt der Personalabteilung, vertreten durch Frau Stefania Camponogara (der „Kanalverwalter“).

Sollte der Kanalverwalter in einen Interessenkonflikt geraten, sei es als meldende Person, gemeldete Person oder von der Meldung betroffene Person, wird er der Verpflichtung zur Empfangsbestätigung nachkommen und die Meldung unverzüglich an die folgende Funktion des Arbeitgebers weiterleiten und sich jeder weiteren Tätigkeit bezüglich der Meldung enthalten. Diese Bestimmung gilt auch, wenn der Konflikt während der Bearbeitung der Meldung auftritt, mit Wirkung ab diesem Zeitpunkt.

VERFAHREN ZUR BEARBEITUNG VON MELDUNGEN

Der Kanalverwalter führt nach Eingang der Meldung folgende Tätigkeiten aus:

• Er sendet dem Meldenden eine Empfangsbestätigung der Meldung innerhalb von sieben Tagen ab dem Empfangsdatum;
• Er führt Gespräche mit der meldenden Person und kann, falls erforderlich, Ergänzungen anfordern;
• Er verfolgt die eingegangenen Meldungen sorgfältig, indem er die für die Meldungsbearbeitung zuständigen Personen, z.B. die ODV, aktiviert;
• Er gibt dem Meldenden innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls keine solche Bestätigung vorliegt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Sieben-Tages-Frist ab Einreichung der Meldung eine Rückmeldung. Diese Rückmeldung kann auch vorläufiger Natur sein, falls die Untersuchung noch nicht abgeschlossen ist. Nach Abschluss der Untersuchung müssen die Ergebnisse dem Meldenden in jedem Fall mitgeteilt werden.

Für die angemessene Bearbeitung der Meldung können interne oder externe Personen hinzugezogen werden, unter Berücksichtigung der erforderlichen spezifischen technischen und beruflichen Kompetenzen, die nicht in einem Interessenkonflikt stehen und die in jedem Fall an die gesetzlichen Vertraulichkeitspflichten gebunden sind.
Im Anschluss an die Untersuchung, wenn sich die Meldung als begründet erweist, wendet sich der Kanalverwalter an die zuständigen internen Stellen/Funktionen für die entsprechenden Folgemaßnahmen, um präventive, korrigierende oder disziplinarische Maßnahmen gegenüber der gemeldeten Person einzuleiten.

Die Daten werden gemäß den Bestimmungen der DSGVO Nr. 679/2016 und der Gesetzesverordnung Nr. 24/2023 verarbeitet.
Siehe Informationen gemäß Art. 13 und 14 der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Whistleblowing-Meldungen.

 

INFORMATIONEN GEMÄSS ARTIKEL 13 UND 14 DER VERORDNUNG (EU) NR. 2016/679
bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Whistleblowing-Meldungen

 

Gemäß Art. 13-14 der Europäischen Verordnung 2016/679 („DSGVO“) wird darauf hingewiesen, dass UNITERS SPA personenbezogene Daten („Daten“) von Personen verarbeitet, die mutmaßliche rechtswidrige Verhaltensweisen oder Verstöße melden, von denen sie im Arbeitsumfeld Kenntnis erlangt haben, wie in Art. 3 Abs. 3 der Gesetzesverordnung 24/2023 festgelegt, sowie von Personen, die in Art. 3 Abs. 5 der genannten Verordnung aufgeführt sind (z. B. Vermittler) und von anderen als den oben genannten Personen, deren personenbezogene Daten in Whistleblowing-Meldungen enthalten sind und/oder anderweitig zur Bearbeitung der Meldung verarbeitet werden (z. B. Daten Dritter) (im Folgenden alle genannten Personen zusammen „Betroffene“). Daher werden den Betroffenen im Einklang mit dem Transparenzprinzip die folgenden Informationen zur Verfügung gestellt.

VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG: IDENTITÄT UND KONTAKTDATEN. Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist UNITERS SPA mit Sitz in Montecchio Maggiore (VI), Via Enrico De Nicola Nr. 1, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: 02263640241 (im Folgenden „Unternehmen“ oder „Verantwortlicher“). Für alle Informationen, Fragen oder Klärungen bezüglich der Datenverarbeitung können Sie den Verantwortlichen kontaktieren, indem Sie eine Mitteilung per Einschreiben mit Rückschein an den Geschäftssitz des Unternehmens oder per E-Mail an die Adresse: privacy@uniters.com senden (siehe unten auch „RECHTE DER BETROFFENEN“).

ZWECK DER DATENVERARBEITUNG. Die Daten werden ausschließlich zur Verwaltung und Bearbeitung der bei der Gesellschaft eingegangenen Meldungen gemäß der Whistleblowing-Gesetzgebung zum Schutz von Personen verarbeitet, die Kenntnis von Rechtsverstößen im Arbeitsumfeld erlangt haben (wie in der Gesetzesverordnung Nr. 24/2023 definiert). Unter „Verwaltung der Meldungen“ ist sowohl die Verwaltung der von der Gesellschaft aktivierten Kanäle als auch die Bearbeitung der eingegangenen Meldungen zu verstehen (z. B. zur Durchführung der erforderlichen Untersuchungsaktivitäten zur Überprüfung der Begründetheit des gemeldeten Sachverhalts und zur Einleitung entsprechender Maßnahmen) gemäß dem von der Gesellschaft für die Meldungsverwaltung festgelegten Verfahren.

KATEGORIEN DER VERARBEITETEN DATEN. Zur Erreichung des oben genannten Zwecks verarbeitet der Verantwortliche die personenbezogenen Daten, die in der Meldung enthalten sind, sowie die im Verlauf ihrer Bearbeitung erhobenen Daten. Im Einzelnen verarbeitet der Verantwortliche je nach Fall:

• Allgemeine personenbezogene Daten (Art. 6 DSGVO), wie z.B. identifizierende Daten (z.B. Name und Nachname), Standortdaten (z.B. Wohnadresse), Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail), Funktion/Rolle, Zugehörigkeit zum Unternehmen usw.;
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), wie z.B. Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, die Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung des Betroffenen hervorgehen.
• Gerichtsdaten (Art. 10 DSGVO), d.h. Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit verbundene Sicherheitsmaßnahmen.

RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG. Die Verarbeitung der Daten erfolgt:

• für personenbezogene Daten allgemeiner Art gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der das Unternehmen unterliegt (Gesetzesverordnung Nr. 24/2023);
• für besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der das Unternehmen unterliegt;
• für Justizdaten gemäß Art. 10 DSGVO und 88 DSGVO (*). Es wird darauf hingewiesen, dass das Unternehmen im Allgemeinen keine Justizdaten verarbeitet. Nur wenn: i) die Whistleblowing-Meldung die genannten Daten enthält; ii) deren Verarbeitung für die Bearbeitung der Meldung notwendig ist; iii) die Voraussetzungen der Art. 10 und 88 DSGVO gegeben sind, werden die genannten Daten vom Verantwortlichen verarbeitet. Andernfalls wird der Verantwortliche von der Verarbeitung absehen und diese, falls möglich, löschen.
  (*) vgl. Beschluss des Garante für den Schutz personenbezogener Daten Nr. 304 vom 6. Juli 2023.

Es wird ferner darauf hingewiesen, dass in den ausdrücklich in der Gesetzesverordnung 24/2023 vorgesehenen Fällen die Datenverarbeitung nur nach Zustimmung des Meldenden erfolgt. Insbesondere wird die Zustimmung angefordert:

• in den Fällen gemäß Art. 12 Abs. 2: zur Offenlegung der Identität des Meldenden und aller anderen Informationen, aus denen diese Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, gegenüber Personen, die nicht befugt sind, die Meldung entgegenzunehmen oder zu bearbeiten;
• in den Fällen gemäß Art. 12 Abs. 5: zur Offenlegung der Identität des Meldenden im Rahmen des Disziplinarverfahrens, falls der Vorwurf begründet ist und die Kenntnis dieser Identität für die Verteidigung des Beschuldigten unerlässlich ist;
• in den Fällen gemäß Art. 14 Abs. 2: zur Dokumentation, mittels Aufzeichnung auf einem geeigneten Speicher- und Wiedergabegerät oder mittels vollständiger Transkription der über die vom Verantwortlichen bereitgestellte Telefonleitung erfolgten Meldung;
• in den Fällen gemäß Art. 14 Abs. 4: zur Dokumentation, mittels Aufzeichnung auf einem geeigneten Speicher- und Wiedergabegerät oder mittels Protokoll, der mündlich im Rahmen eines Treffens mit dem zuständigen Personal erfolgten Meldung.

VERARBEITUNGSMODALITÄTEN. Die Datenverarbeitung erfolgt in Papierform unter Einhaltung der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten und insbesondere der geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32.1 DSGVO sowie unter Beachtung aller Vorsichtsmaßnahmen, die deren Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gewährleisten. Es wird insbesondere darauf hingewiesen, dass das Unternehmen gemäß der Gesetzesverordnung Nr. 24/2023 unter anderem spezielle Sicherheitsmaßnahmen ergreift, um die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden, der betroffenen Person und jeder in der Meldung genannten Person sowie des Inhalts und der zugehörigen Dokumentation zu gewährleisten. Die in dieser Information beschriebenen Verarbeitungen sind nicht Gegenstand automatisierter Entscheidungsfindungsprozesse.